Используем «Меню заданий», чтобы делегировать
В “меню” — задания, необходимые для организации мероприятия. Создайте чёткий список задач, которые можно делегировать.
Ответьте на вопросы:
- Какое мероприятие вы планируете?
- Чего вы надеетесь достичь по окончании ивента? Включите цели задачи, например, убедить 50 человек связаться с местным депутатом, а также цели процесса, например, помочь людям лучше разобраться в том, как принимаются местные нормативные акты.
- Какие задания нужно выполнить, чтобы мероприятие состоялось? Разбейте бОльшие задачи на очень конкретные меньшие задания.
Выпишите в левой колонке обязательные задания, а в правой – полезные, но не обязательные.
Теперь у вас есть меню заданий, которые вам надо выполнить, чтобы провести мероприятие – с обязательными задачами отдельно от необязательных. Это поможет вам сперва закрыть все самые важные вопросы по ивенту, перед тем, как вы сконцентрируетесь на других, иногда более захватывающих, но второстепенных вещах.
Последний шаг – и возможно, самый главный – обведите задачи, которые могут способствовать развитию лидерских качеств. Подумайте о людях, ранее не оправдавших доверие при выполнении некой задачи. Дайте им задание полегче.
Вы можете использовать меню заданий на собраниях группы, – прекрасная возможностью начать разговор о том, как другие люди могут поучаствовать!
Если вы постоянно делаете так, то со временем всё больше и больше людей будут выполнять разнообразные задания – наращивая влияние группы, приобщая больше участников и поощряя людей брать на себя всё больше ответственности!
Пример меню заданий
Мероприятие: Ежегодный приём и церемония награждения
Цели: Поощрить участников, отметить достижения, сплотить сообщество
| Обязательные задачи
Большая задача: Подготовить ужин и приготовить еду — Подзадание: Достать салфетки, одноразовую посуду и напитки — Подзадание: В день события расставить столы и стулья — Подзадание: Приготовить еду
Большая задача: Продать билеты на приём — Подзадание: Напечатать билеты — Подзадание: Продать билеты по телефону или лично — Подзадание: Разослать объявления о приёме
Большая задача: Церемония награждения — Подзадание: Найти спикера, который своей речью сможет мотивировать толпу — Подзадание: Разработать почётные грамоты — Подзадание: Прозвонить награждаемых, чтобы подтвердить их присутствие |
Отличные дополнения не первой необходимости
Задание: Выяснить, сможет ли выступить местная группа
Задание: Организовать развлекательные игры во время ужина
Задание: Разработать брошюру совместно с местными спонсорами |
Последний этап – обведите задания, которые готовы взять на себя другие.
Меню заданий
Мероприятие: ___________________________________
Цели: ___________________________________
Этап 1. Запишите задания, которые надо выполнить
Обязательные задачи Задачи не первой необходимости
Этап 2. Обведите те пункты, которые вы можете делегировать другим людям.
Этап 3. Раздайте задачи.
Отныне ваша работа – держать всё на контроле и поддерживать активистов в осуществлении своих задач.