КАК ФАСИЛИТИРОВАТЬ СОБРАНИЯ: Метод без магии

Собрания – это возможность для людей собраться вместе с определённой целью, будь то поделиться информацией или принять решение. Они могут быть хорошие, плохие или нейтральные.

Вот некоторые составляющие хорошего собрания:

  • Всем понятные цели.
  • Четкий процесс достижения этих целей.
  • Понимание того, что люди пришли со своими личными соображениями, чувствами и уровнем заинтересованности в теме собрания и в каждом пункте повестки дня.
  • Ощущение вовлеченности и силы: люди чувствуют, что эти решения – это их решения, что они способны сделать то, что нужно делать.

Нет гарантированного способа успешно провести собрание. Однако есть много рекомендаций, которые могут помочь группам проводить собрания продуктивно и с радостью. Большинство людей могут научится содействовать проведению хороших собраний, это просто требует времени и внимания. Чем больше людей будут иметь навыки по работе с группой, тем легче и проще будет способствовать проведению собрания.

Фасилитатор – это не совсем начальник или председатель. Фасилитатор берёт на себя ответственность помочь группе пройти повестку дня за имеющееся время, принять необходимые решения и планы выполнения работы.

Фасилитатор не принимает решения за группу, вместо этого он предлагает пути, которые помогут группе разработать планы и принять решения. Он работают для того, чтобы присутствующие на собрании люди знали, что они несут ответственность, работа делается, и у каждого есть своя роль.

Важно подчеркнуть, что фасилитатор ответственный перед всей группой и её работой, а не перед отдельными людьми в группе. Имейте в виду, что человеку, сильно заинтересованному в принимаемом решении или имеющему твердое мнение на счет этих решений, будет сложнее налаживать коммуникацию на собрании. Иногда полезно пригласить фасилитатора извне.

 

Планирование повестки дня

Если это вообще возможно, планируйте повестку дня до собрания. Легче будет её изменить потом, чем начинать с неё собрание. Если до начала собрания известно совсем мало пунктов повестки дня, попытайтесь догадаться, что это могло бы быть, думая о людях, которые там будут, и их потребностях.

Включите в повестку дня:

  1. Что-то, что объединит людей, поможет прояснить их мысли и сосредоточиться на собрании, то, что даст им почувствовать связь и осознание друг друга. Вот некоторые примеры: пение, тишина, краткое упоминание каких-то хороших вещей, случившихся с ними недавно и т.п.
  2. Обзор повестки дня. Хорошо написать повестку дня на ватмане или на доске, где бы все могли её видеть. Проговаривая предлагаемую повестку дня, фасилитатор даёт участникам возможность её изменить, а затем согласиться рассмотреть её в таком виде.
  3. Основные вопросы – если на собрании нужно сделать несколько вещей, важно расставить приоритеты.
  4. Если это вообще возможно, начните с того, что можно сделать относительно легко. Это даст группе прилив энергии и ощущение завершённости.
  5. Более сложный, длинный и срочный вопрос идёт следующим. Если таких несколько, запланируйте небольшие перерывы между ними, чтобы возобновить энергию и внимание (например, растяжка, пение, быстрая игра или перерыв на туалет).
  6. Для облегчения процесса большой вопрос можно разбить на меньшие и рассматривать их по очереди. Например, процесс принятия важного решения можно разбить на несколько этапов: какова ситуация, какие у нас есть идеи, какие критерии нашего решения, и в конце концов, какие, по-вашему, идеи нам следует выбрать? Либо же, может пригодиться презентация вопроса с предысторией и объяснениями, разделение на мини-группы для обмена идеями и определения приоритетов, а потом возвращение в основную группу для обсуждения.
  7. Закончите чем-то коротким и простым, чтобы создать ощущение надежды на следующий раз.
  8. Объявления
  9. Оценка. Она служит нескольким целям: обеспечивает участникам быструю возможность выразить их чувства по поводу собрания и даёт ощущение законченности; и также помогает вам в будущем проводить собрания ещё лучше.

Прикиньте, сколько времени вам понадобится на каждый вопрос. Если у вашей группы проблемы со временем, возможно, вам захочется вписать предполагаемую длительность напротив каждого пункта повестки дня, чтобы каждый мог это видеть; это поможет участникам проследить за временем и тем, сколько они говорят.

Тон всему собранию обычно задаётся в начале. Важно начинать с позитива, признавая, что у всех людей есть свои мысли и чувства. Иногда в этом помогает пение – особенно во время больших собраний – или быстрое упоминание всего хорошего, что недавно произошло с присутствующими. Потраченное на это время того стоит, потому что это создаёт расслабленную и приподнятую атмосферу, где участники могут быть друг с другом самими собой.

Когда вы продвигаетесь по пунктам повестки дня, вычеркивайте их, чтобы у людей возникало ощущение, что собрание продвигается вперёд и вопросы решаются.

 

Обзор повестки дня

  1. Пройдитесь по повестке дня в общих чертах, давая понятие, что и как будет обсуждаться.
  2. Кратко объясните причины именно такого порядка предлагаемых пунктов повестки дня.
  3. Затем (но не ранее) спросите, есть ли вопросы и комментарии.
  4. Не защищайте рьяно предлагаемую вами повестку дня, но и не вносите изменения по требованию лишь одного человека – сначала спросите мнение всей группы.
  5. Если предлагаются весомые изменения и добавления, поговорите с группой о том, как это повлияет на график собрания, и пусть они сами внесут изменения, например, что-то уберут совсем, а что-то перенесут.
  6. Если участники не могут договориться, должен ли этот вопрос стоять в повестке дня, подумайте, что раз нет консенсуса (согласия), то этот вопрос не может быть включен в этот раз.
  7. Помните, что вы как фасилитатор несёте ответственность перед всей группой, а не перед каждым её участником.
  8. Когда повестка дня изменена, спросите участников, готовы ли они согласиться с ней – настаивайте на их ответе. Им нужно осознать, что они «заключают с вами контракт» по поводу того, что происходит, и кроме этого – это же их собрание!

 

Пункты повестки дня

  1. Договоритесь (перед собранием), чтобы кто-то представил каждый пункт.
  2. Поощряйте различные варианты – чем важнее решение, тем важнее иметь всю доступною информацию (факты, эмоции и мнения).
  3. Ждите различных мнений – если с ними правильно обращаться, они помогут группе прийти к креативным решениям.
  4. С подозрением отнеситесь к согласию, достигнутому слишком легко. Протестируйте, чтобы убедиться, что люди на самом деле согласны со всеми важными пунктами.
  5. Не давайте дискуссии происходить только между двумя людьми, спрашивайте комментарии других. В конце концов, это же группе нужно принимать решения и воплощать их.
  6. Насколько это возможно, путь люди говорят от себя и очень четко называют тех, на кого ссылаются. Им следует избегать выражений «некоторые говорят», «мы все знаем», «они не будут слушать». С непривычки это может пугать, но с практикой всё становится легче, к тому же это помогает выстраивать доверие.
  7. Ищите наименьшие точки согласия и говорите о них – это даёт людям надежду и помогает продвигаться дальше.
  8. Поощряйте поиск новых решений и путей для компромисса.
  9. В напряжённых ситуациях или когда сложно прийти к какому-то решению, не забывайте о юморе, похвале, быстрых играх-зарядках, смене мест, мини-группах, тишине, называнию того, что происходит (например: «вау – ситуация накаляется» или «кажется, группа застряла на этом пункте») и т.д.
  10. Когда вы проверяете наличие консенсуса, ставьте в вопросительную форму всё, о чём, по-вашему, участники договорились. Будьте конкретными: «Вы согласны, что мы будем встречаться каждый вторник вечером на протяжении двух следующих месяцев и на каждом собрании будем выбирать фасилитатора на следующее?» НЕ ссылайтесь на предыдущие утверждения: «Вы все согласны, что мы будем делать это так, как только что предложили?»
  11. Настаивайте на ответе. Опять же, тут участникам нужно понимать, что они принимают решение вместе, – и знать, на что они соглашаются.
  12. Если вы поймали себя на том, что сами в дискуссии начали поддерживать определённую позицию, желательно снять с себя полномочия фасилитатора до следующего пункта повестки дня. Об этом можно договориться заранее, если вы ожидаете конфликт интересов.
  13. Почти каждое собрание выиграет от коротких перерывов в работе – вливаний энергии – при помощи коротких игр/песен, общей растяжки и т.д.

 

Оценка

Часто во время небольших собраний (до 50 человек) мудро дать оценку, как всё прошло (процесс собрания, а не содержание). Самый простой формат: на ватмане или доске нарисуйте слева «+», а справа стрелку. Под «плюсиком» перечислите сработавшие приёмы. Под стрелочкой перечислите конкретные предложения того, как можно было улучшить процесс. Не спорьте об этом; у людей есть право на их эмоции, и у разных людей могут быть разные отклики на каждую категорию. Обычно для этого нужно всего несколько минут – не затягивайте. Постарайтесь закончить позитивным комментарием. Собрания всегда проходят лучше, когда люди привыкают их оценивать.

 

Окончание

Постарайтесь закончить собрание так же, как и начинали – ощущением общности. Не дайте ему закончиться резко. Спеть песню, помолчать, встать в круг, пожать руки – подойдёт что угодно, что объединяет группу и даёт ощущение окончания.

 

Наблюдатель за процессом

Иногда группе может пригодиться наблюдатель. Во время конфликтов или переходного периода (например, разговора о сексизме) наблюдатель за процессом может помочь.

Выполняя функцию наблюдателя за процессом, избегайте участия в групповой работе. Блокнот для кратких записей поможет вам оставаться точным. Обязательно отмечайте полезные предложения или те вещи, которые двигали группу вперёд. Как только группа осознает свои сильные стороны, будет легче искать способы улучшения работы.

Вот некоторые конкретные моменты, на которые вам следует обращать внимание:

  1. Какая была общая атмосфера, при которой работала группа? Расслабленная? Напряжённая?
  2. Как принимались решения?
  3. Если был какой-то конфликт, то как его решили?
  4. Все ли участвовали? Были ли моменты, поощряющие участие?
  5. Насколько хорошо члены группы слушают друг друга?
  6. Были ли в группе признанные лидеры?
  7. Как группа взаимодействовала с фасилитатором?
  8. Была ли разница в участии мужчин и женщин?

Давая фидбек группе, старайтесь быть понятным и конкретным, чтобы люди не заняли оборонительную позицию и чётко понимали, о чем вы говорите. Опять же, не забудьте упомянуть подмеченные вами сильные стороны группы. Если вы наблюдали за процессом, не поставив в известность группу перед началом собрания, люди скорее всего рассердятся и начнут защищаться. Ваш вклад может быть очень ценным, но вам нужно очень деликатно представить увиденное вами – чутко и тактично.

 

Совместная фасилитация

Часто полезно использовать двух фасилитаторов. Вот несколько причин для этого:

  1. Будет больше информации и идей по время планирования.
  2. Можно отдать больше энергии (физической и эмоциональной) группе – особенно в периоды конфликтов или решения сложных вопросов.
  3. Если оказалось, что фасилитатор втянулся в дискуссию, можно с легкостью на этот период времени передать работу фасилитатору-напарнику.
  4. Совместная фасилитация дает возможность большему количеству людей получать опыт и ставать умелыми фасилитаторами.
  5. Это не так изнурительно, сложно и страшно.

Для людей, не привыкших работать в команде, мудрым решением будет чётко разделить зоны ответственности в повестке дня ещё до собрания. Однако, совместная фасилитация означает, что человек, в текущий момент не «на службе», всё равно должен уделять внимание настроению группы, прояснять вопросы, проверять наличие консенсуса и т.д.

Оценивая их совместную работу, фасилитаторы-напарники могут помочь друг другу, давая отзыв, оказывая поддержку, помогая друг другу расти.


Вставить ресурс: